Hur tar vi emot felanmälningar från medlemmarna?
Gå till Inställningar → Tillval och välj Felanmälan. Svara ja på frågan om ni förvaltar en gemensam byggnad eller anläggning, lägg in förvaltarens namn och e-postadress och slå på funktionen. Efter det kan alla godkända medlemmar anmäla fel, och varje anmälan går som ett mejl till den adressen.
Så gör ni
Öppna Inställningar → Tillval och välj Felanmälan.
Svara på frågan "Förvaltar ni en gemensam byggnad eller anläggning åt era medlemmar?"
Det behöver inte vara ett bostadshus. En körförening med egen lokal svarar ja. Svaret sparas oavsett vad ni väljer, och går att ändra när som helst — men vill ni byta till nej medan felanmälan är igång måste ni stänga av funktionen först.
Fyll i förvaltarens namn och e-postadress.
En adress för hela föreningen. Det är den adress ni redan mejlar när något går sönder — förvaltaren behöver inget konto i Membly.
Spara.
Slå på Aktivera felanmälan.
Knappen går inte att slå på innan en adress är inlagd — annars skulle anmälningar skickas ingenstans.
Vad förvaltaren får
Ett mejl med föreningens namn i avsändaren, vilken typ av fel det gäller, beskrivningen, var felet finns och eventuella bilder. Mejlet går att svara på.
Har föreningen ett boenderegister fylls den anmälandes lägenhet i som plats för felet, och den som bor i flera får välja bland dem. Medlemmen kan ändra platsen, till exempel när felet sitter i tvättstugan.
Svarar förvaltaren hamnar svaret i ärendet i Membly, och den som anmälde får det samtidigt till sin e-post. Ingen av dem får se den andras e-postadress.
Mejl till ärendets adress från någon annan än förvaltaren skickas inte vidare till den som anmälde. Det sparas i ärendet och visas bara för styrelsen, så att ni ser att något har kommit in utan att en främling kan skriva till era medlemmar i förvaltarens namn.
Vad styrelsen ser
Administratörer och de som har rollen ledare ser alla anmälningar i föreningen, vem som anmält och hela konversationen — det följer behörigheten, inte styrelseuppdraget. Övriga medlemmar ser bara sina egna.
Historiken ligger kvar när styrelsen byts. Det är skillnaden mot att anmälningarna går till en mejladress som en tidigare ordförande hade.
Om ni byter förvaltare
Ändra adressen i inställningarna. Nya anmälningar går till den nya adressen. Äldre ärenden minns vem som ursprungligen fick anmälan, men en påminnelse går alltid till den adress som är inlagd i dag.
Om ni stänger av felanmälan
Funktionen försvinner ur menyn och inga nya anmälningar kan göras. Redan inlagda ärenden finns kvar och går fortfarande att läsa, svara på och avsluta — att stänga av betyder "vi tar inte emot fler", inte "det som finns fryser".