Ett medlemsregister som håller sig uppdaterat

Nästan varje förening börjar med ett kalkylblad. Det fungerar utmärkt tills den dagen någon mejlar en kopia till någon annan, och det plötsligt finns två versioner. Sedan byter kassören, filen ligger kvar på en privat dator, och ingen vågar längre säga hur många medlemmar föreningen egentligen har.

Det verkliga problemet är inte formatet utan riktningen: i ett kalkylblad kan bara den som äger filen ändra något. Medlemmen som byter telefonnummer har ingenstans att göra av den uppgiften, så registret åldras i exakt den takt som medlemmarnas liv förändras.

Ett digitalt medlemsregister vänder på det. Medlemmen uppdaterar sina egna uppgifter, styrelsen ser förändringen direkt, och ingen behöver mejla en fil till någon.

Grunden är kort: namn, kontaktuppgift och uppgift om medlemskapet. Utöver det bör registret kunna svara på tre frågor — är personen medlem just nu, vilken typ av medlemskap de har, och om avgiften är betald. I Membly är det medlemstyp, status (aktiv, inaktiv eller väntande) och betalningsstatus.

Därutöver samlar de flesta föreningar det som verksamheten faktiskt kräver: telefonnummer, adress, vilken grupp eller sektion medlemmen tillhör, om hen sitter i styrelsen och om det finns en vårdnadshavare kopplad till ett barn. I Membly kan ni dessutom lägga till upp till tio egna fält — text, telefon, adress, datum, flerval eller kryssruta — och koppla dem till en viss medlemstyp.

Principen är att samla det ni har användning för, inte allt ni kan tänkas komma på. Varje extra uppgift är något som ska hållas aktuellt, skyddas och en dag raderas.

Ett medlemsregister innehåller personuppgifter, och föreningen är personuppgiftsansvarig för dem. Det innebär i praktiken att ni behöver kunna svara på varför ni sparar en uppgift, hur länge ni tänker göra det och vem som kommer åt den. Membly är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna på föreningens uppdrag, enligt det biträdesavtal ni godkänner när föreningen skapas.

Åtkomsten är begränsad från början. En vanlig medlem ser namn och roller i medlemslistan men aldrig andras telefonnummer, e-postadresser eller adresser — bara administratörer och ledare ser kontaktuppgifter. Samma gräns gäller känsligare fält som kön och födelsedatum.

Personnummer är helt valfritt att samla in. Väljer ni att göra det krypteras de, visas maskerade i gränssnittet, syns bara för administratörer och ledare och följer aldrig med i en export — inte ens när ni exporterar hela registret. Varje medlem kan dessutom själv begära ut sina uppgifter eller radera sitt konto.

Det här är allmän information om hur Membly fungerar, inte juridisk rådgivning. Behöver ni bedöma er egen behandling — särskilt hur länge uppgifter ska sparas — är det föreningens eget beslut att dokumentera.