Ett medlemssystem som medlemmarna faktiskt använder

De flesta medlemssystem är byggda för den som administrerar föreningen, inte för den som är med i den. Kassören får ett register, ett fakturaunderlag och en exportknapp. Medlemmen får ett mejl en gång om året.

Följden känner de flesta styrelser igen: systemet innehåller sanningen om vem som är medlem, men allt som faktiskt händer i föreningen sker någon annanstans. Kallelsen läggs i Facebookgruppen, frågorna kommer i en WhatsApp-tråd och anmälningarna hamnar i ett kalkylblad. Registret blir en arkivhandling i stället för föreningens nav — och eftersom ingen medlem loggar in i det, är det också ingen som upptäcker att deras telefonnummer är fem år gammalt.

Det är därför vi byggt Membly åt två håll samtidigt: som ett medlemssystem för styrelsen och som en app för medlemmarna. Samma uppgifter, samma förening, en inloggning.

Oavsett vilket system ni väljer bör ni kräva fem saker av det. Ett medlemsregister som håller reda på kontaktuppgifter, medlemstyp och status. Ett sätt att ta betalt och se vem som har betalat. Behörigheter, så att alla inte ser allt. Ett sätt att nå medlemmarna som inte förutsätter att de finns på en viss social plattform. Och en väg ut igen — export av era egna uppgifter, när ni vill.

Det sjätte kravet är svårare att sätta på en funktionslista, men det är det som avgör om systemet används: medlemmen måste själv ha en anledning att öppna det. I Membly är det händelserna, anmälningarna, medlemskortet och flödet. Registret hålls uppdaterat som en bieffekt av att appen faktiskt används.

De äldsta medlemssystemen på marknaden är byggda kring fakturering: OCR-avprickning mot bankgiro, autogiromedgivanden, e-faktura och en direktkoppling till Fortnox eller Visma. Är det ni behöver ska ni välja ett av dem, och vi säger det hellre här än efter att ni har flyttat in.

Membly tar en annan väg. Medlemmen får en betalningsförfrågan i appen och betalar med kort eller Klarna; pengarna går direkt till föreningens eget konto via Stripe. Betalar någon på annat sätt — bankgiro, Swish till kassören, kontant — markerar ni det som betalt och listan stämmer ändå. Till bokföringen exporterar ni en SIE-fil som er redovisningskonsult eller ert bokföringsprogram läser in.

Vi har alltså ingen autogirohantering, ingen OCR-avprickning och ingen direktintegration mot Fortnox eller Visma. Inloggning sker med en länk via e-post, inte med BankID. Och Membly är byggt för en förening i taget — inte för ett förbund med distrikt och underföreningar.

Det vi ger i utbyte är att medlemmarna faktiskt använder systemet, och ett pris som inte rör sig: 299 kr i månaden oavsett hur många ni är, ingen startavgift och inget medlemstak. Flera av de system ni jämför med tar en startavgift på flera tusen kronor och prissätter i medlemsintervall.

Ett medlemssystem är per definition ett personuppgiftsregister, och föreningen är personuppgiftsansvarig för det. Membly är personuppgiftsbiträde: vi behandlar uppgifterna på föreningens uppdrag, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal som ni godkänner när ni skapar föreningen.

Vanliga medlemmar ser aldrig varandras telefonnummer, e-postadresser eller adresser — den informationen visas bara för administratörer och ledare. Personnummer är valfritt, krypteras, maskeras i gränssnittet, syns bara för administratörer och ledare och följer aldrig med i en export.

Membly utvecklas och driftas inom EU och finansieras av abonnemanget, inte av annonser. Vi säljer aldrig medlemsdata vidare. Ni kan exportera hela registret som CSV när ni vill, och varje medlem kan begära ut eller radera sina egna uppgifter.